كيف تكتب تقريرًا؟ أهم القواعد

ما التقرير؟

قد يكون التقرير شفهيًا أو مكتوبًا، وعادةً ما يُوجَّه إلى المديرين أو العملاء أو المؤسسات أو المستثمرين أو الجهات الرقابية.

الهدف الرئيسي من التقرير هو نقل معلومات محددة حول مشكلة أو عملية أو حدث معين. ويمكن أن يُستخدم التقرير، من بين أمور أخرى، من أجل:

• تلخيص الإجراءات والأنشطة،
• عرض نتائج الأبحاث،
• تحليل البيانات،
• تقييم الوضع،
• الكشف عن أوجه القصور،
• تقديم التوصيات،
• متابعة تقدم العمل،
• توثيق مراحل المشروع.

وعمليًا، يؤدي التقرير قبل كل شيء وظيفة معلوماتية وقرارية؛ إذ يتيح للقارئ استخلاص النتائج واتخاذ إجراءات محددة.

ما صفات التقرير الجيد؟

بغض النظر عن نوع التقرير، ينبغي أن يستوفي هذا المستند عددًا من المتطلبات الأساسية.

• الدقة – يجب أن يتضمن التقرير معلومات محددة ومرتبطة بالموضوع قيد البحث فقط. وينبغي تجنب العبارات المبهمة والتعميمات.
• الموضوعية – يجب أن يكون المحتوى موجزًا ومنطقيًا ومنظمًا، وأن تستند كل معلومة إلى مبرر وإلى بيانات.
• الحياد – لا يجوز أن يعتمد التقرير على الآراء الشخصية لكاتبه. بل ينبغي أن تستند النتائج إلى الحقائق أو التحليلات أو نتائج الأبحاث.
• الاتساق – ينبغي أن تحافظ الوثيقة على بنية وأسلوب وطريقة عرض موحدة.
• سهولة القراءة – يتيح التقرير المُعد جيدًا الوصول سريعًا إلى أهم المعلومات، من خلال استخدام فهرس المحتويات والعناوين والفصول.
• السلامة اللغوية والموضوعية – يجب أن يخلو التقرير من الأخطاء اللغوية والأسلوبية والواقعية. فقد تؤدي البيانات الخاطئة أو الاستنتاجات غير الدقيقة إلى اتخاذ قرارات غير مناسبة.

كيف تكتب تقريرًا؟

يتطلب إعداد التقرير تنظيم المعلومات، ووضع هيكل مناسب، وعرض البيانات بطريقة واضحة وموضوعية.

1. تحديد موضوع التقرير وهدفه – يجب في البداية تحديد موضوع التقرير، والمشكلة التي يحللها، وسبب إعداده، والجهة التي ستقرأه. ويتوقف على ذلك نطاق المعلومات ولغة الوثيقة.
2. جمع البيانات وتنظيمها – ينبغي أن يستند التقرير إلى مصادر موثوقة وبيانات محددة، مثل نتائج الأبحاث والإحصاءات والبيانات المالية والملاحظات. كما يجب في هذه المرحلة اختيار المعلومات الأهم واستبعاد البيانات غير الضرورية أو غير المرتبطة بموضوع التقرير.
3. إعداد هيكل التقرير – يُستحسن إعداد مخطط للوثيقة وتقسيمها إلى أقسام موضوعية قبل البدء في الكتابة. ويساعد ذلك على جعل التقرير منطقيًا وواضحًا.
4. كتابة محتوى التقرير – يجب أن يعرض المحتوى الحقائق، ويوضح العلاقات، ويقدم البيانات، ويقود إلى استنتاجات محددة. وغالبًا ما تُستخدم في التقارير الجداول والرسوم البيانية والمخططات.
5. استكمال التنسيق – ينبغي أن يتمتع التقرير بتنسيق بصري واضح يسهل قراءة المحتوى. ومن المفيد استخدام العناوين والفصول والقوائم النقطية أو المرقمة، إلى جانب إبراز المعلومات المهمة. وعادةً ما تُستخدم خطوط sans-serif أو serif بحجم 11–12 نقطة، مع تباعد أسطر يتراوح بين 1.15 و1.5.
6. إعداد الاستنتاجات والتوصيات – ينبغي أن يتضمن القسم الأخير من التقرير ملخصًا لأهم النتائج. وإذا اقتضت طبيعة الوثيقة، يمكن إضافة توصيات بشأن الإجراءات، أو مقترحات للتغيير، أو تقييم للمخاطر.
7. مراجعة التقرير – يجب قبل تسليم الوثيقة التحقق من دقة البيانات، وتوافق الاستنتاجات مع التحليل، واتساق الصياغة، واكتمال المصادر، والسلامة اللغوية والتقنية.

ما الهيكل المناسب للتقرير؟

يعتمد ذلك إلى حد كبير على نوع التقرير، لكن الهيكل الأكثر شيوعًا يتكون من العناصر التالية:

1. صفحة العنوان – تتضمن المعلومات الأساسية التي تحدد هوية التقرير، مثل العنوان والكاتب والجهة المستلمة، إن لزم الأمر، وتاريخ إعداد الوثيقة ومكانه.
2. الملخص – عرض موجز لأهم المعلومات والنتائج والاستنتاجات.
3. فهرس المحتويات – قائمة منظمة بالفصول والأقسام الفرعية مع أرقام الصفحات.
4. المقدمة – تمهيد لموضوع التقرير، وعرض للخلفية ونطاق التحليل والافتراضات المنهجية الأساسية.
5. المحتوى – القسم الرئيسي من التقرير، ويشمل وصف المشكلة وتحليل البيانات ومراحل البحث أو الحدث، فضلًا عن النتائج المترتبة عليها وتفسيرها.
6. الاستنتاجات – خلاصة تستند مباشرة إلى التحليل المنجز.
7. التوصيات – الإجراءات أو الحلول أو الخطوات التالية المقترحة.
8. المراجع – قائمة بجميع المصادر المستخدمة في إعداد التقرير.
9. الملاحق – مواد إضافية تكمّل التقرير، مثل نتائج الأبحاث التفصيلية أو الوثائق التقنية أو غيرها من المصادر التي يصعب إدراجها في القسم الرئيسي بسبب حجمها.

أنواع التقارير

يمكن التمييز بين عدة أنواع من التقارير، ويعتمد تصنيفها على الغرض منها أو خصائصها أو مجموعة من المتغيرات. ولذلك يمكن تقسيم التقارير وفقًا لما يلي:

حجم التقرير:

• قصير (تنفيذي) – يصل إلى 10 صفحات، ويقدم معلومات موجزة وواضحة.
• طويل (موسع) – يتجاوز 10 صفحات، ويتضمن تحليلًا معمقًا للمشكلة ونطاقًا أكبر من البيانات.

محتوى التقرير:

• معلوماتي – يعرض الحقائق والبيانات.
• تحليلي – يتضمن تفسيرًا للبيانات واستنتاجات.
• علمي – يستند إلى الأبحاث والمنهجية العلمية.
• تقني – يتناول موضوعات تقنية أو تكنولوجية.
• مالي – يشمل البيانات المالية والاقتصادية.
• دوري – يُعد بانتظام، مثل التقارير الأسبوعية أو الفصلية.

هدف التقرير: قد يكون التقرير، على سبيل المثال، رقابيًا أو تسويقيًا أو متعلقًا بالمبيعات أو بحادث أو ببحث أو بتدقيق.

نموذج تقرير

فيما يلي نموذج مبسط ومختصر لتقرير.