كيف تكتب طلبًا رسميًا؟ أهم القواعد

ما هو الطلب الرسمي؟

يهدف الطلب إلى الحصول على نتيجة محددة، مثل الموافقة على منفعة أو تصريح أو إجازة أو دعم مالي.

ويؤدي هذا النوع من المستندات دورًا مهمًا في التواصل الرسمي، ويُستخدم في مواقف عديدة، بدءًا من التقديم إلى مؤسسة تعليمية أو وظيفة، ووصولًا إلى طلب المنح أو تعديل شروط العقد. وغالبًا ما يكون الطلب المُعدّ بصورة صحيحة الخطوة الأولى لتحقيق خطط مهمة على الصعيدين الشخصي والمهني.

الطلب الرسمي – العناصر الأساسية الإلزامية

يجب أن يتضمن الطلب المُعدّ بصورة صحيحة عدة عناصر، وهي بالترتيب:

• المكان والتاريخ – ويُوضعان في الزاوية العلوية اليمنى من الصفحة؛
• بيانات المُرسل (مقدّم الطلب) – وتوضع في الزاوية العلوية اليسرى من الصفحة، ويجب أن تشمل الاسم الكامل لمقدّم الطلب، وعنوان إقامته، ورقم هاتفه، وعنوان بريده الإلكتروني؛
• بيانات المُرسل إليه – وتوضع أسفل بيانات المُرسل، وتشمل الاسم الكامل للمؤسسة أو المسمى الوظيفي واسم الشخص المعني بالطلب، إلى جانب عنوان مقر الجهة؛
• العنوان طلب الحصول على… – ويُوضع في منتصف الصفحة؛
• مضمون الطلب – ويأتي أسفل العنوان، ويبدأ عادةً بعبارة تحية رسمية، مثل السيد/السيدة المحترم/ة، ثم تُعرض الرغبة المحددة وأسبابها؛
• التوقيع بخط اليد – ويُوضع أسفل نص الطلب في الجهة اليمنى.

قد تتطلب بعض الطلبات إرفاق مستندات. وفي هذه الحالة، يجب ذكرها بوضوح في المستند. وتُدرج قائمة المرفقات عادةً أسفل نص الطلب في الجهة اليسرى.

كيف تكتب طلبًا رسميًا؟

تُعدّ كتابة الطلب عملية متعددة الخطوات. إليك أهم الأمور التي ينبغي تذكّرها.

بنية المحتوى

يتكوّن نص الطلب عادةً من جملتين أو ثلاث جمل. ويبدأ غالبًا بتحية رسمية، مثل السيد/السيدة المحترم/ة.

بعد ذلك، تُعرض الرغبة المحددة باستخدام عبارات متنوعة، مثل أتقدم إليكم بطلب التكرم بـ…، أرجو التفضل بـ… ثم ينبغي توضيح أسباب الطلب. ويمكن استخدام عبارات تبدأ مثلًا بـ ويعود سبب طلبي إلى…، وأستند في طلبي إلى… وينتهي نص الطلب عادةً بعبارة وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير، يليها توقيع مقدّم الطلب بخط اليد.

النبرة المهنية

ينبغي الانتباه إلى أسلوب صياغة النص عند إعداد الطلب. احرص على أن تكون الصياغة مهنية، واستخدم لغة رسمية. وتجنب العبارات العاطفية والمصطلحات العامية واللغة المحكية. يجب أن يكون النص محايدًا وموضوعيًا ومهذبًا. ومن الأفضل التركيز على الحقائق والحجج التي تبرر تقديم الطلب.

ومن المفيد استخدام الجمل البسيطة عند صياغة الطلب، لأنها تجعل النص أكثر وضوحًا للقارئ. ويجوز استخدام المصطلحات المتخصصة، لكن لا ينبغي الإفراط فيها داخل المستند.

تنسيق النص

عند إعداد الطلبات الرسمية، لا تقل أهمية تنسيق المستند السليم عن أهمية محتواه. ويُنصح عادةً باستخدام خط واضح، مثل Times New Roman أو Arial، بحجم 11 أو 12 نقطة.

ويُفضّل ضبط تباعد الأسطر على مسافة مفردة، مع ترك سطر إضافي بين الفقرات. فهذا يجعل النص أكثر ترتيبًا ووضوحًا.

المراجعة

اقرأ الطلب بعناية قبل طباعته. وتحقق من احتوائه على جميع العناصر الضرورية، مثل بيانات مقدّم الطلب والجهة المرسل إليها، والتوقيع بخط اليد، وقائمة المرفقات. واستكمل أي معلومات ناقصة.

وانتبه أيضًا إلى ألا يكون الخطاب طويلًا جدًا أو غير منظم. وأجرِ التعديلات اللازمة عند الحاجة. واحرص على تصحيح الأخطاء الأسلوبية والإملائية وعلامات الترقيم.

كيف تكتب طلبًا رسميًا؟ نموذج لطلب

فيما يلي نموذج لطلب إجازة سنوية.